Читать онлайн Эффективный закупщик. Все секреты в одной книге бесплатно

От автора.

Эта книга посвящена закупщикам, но написана она и для тех, кто покупает, и для тех, кто продает. И вообще для всех, кого интересует «кухня» b-2-b закупок.

Зайдите в любой книжный магазин, и вы увидите тысячу и одну книгу, посвященную продажам, начиная от объемного тома под названием «Энциклопедия успешного менеджера по продажам» и заканчивая тонкой брошюрой «Как продать гиппопотама». И, скорее всего, практически ни одной книги, посвященной закупкам. Ну и кому, спрашивается, собираются продавать все те, кто берет с полки книжного магазина очередную книгу из серии «Как научиться эффективным продажам»? Закупка – это обратная сторона процесса продажи и его неотъемлемая составляющая. Одно без другого не существует, как не существует «право» без «лево», «юг» без «севера» и т. д.

Посвятив сфере закупок несколько лет, я изменила свои первоначальные представления об этом виде деятельности. То, как я представляла себе сущность закупок до того, оказалось верным не более чем на 25–30 %.

Именно поэтому мне хочется развеять некоторые мифы о закупщиках, самые распространенные из которых сводятся к тому, что закупать легко, сфера закупок – это «хлебное место» и что быть закупщиком – значит восседать на троне и принимать поток просителей, осчастливливая одних и давая «от ворот поворот» другим, а по некоторым данным – иметь абсолютную, подчас ничем не ограниченную власть над армией продающих.

Поскольку подобные мнения приходится слышать достаточно часто, хочется немного более подробно рассказать о том, что именно включает в себя деятельность современного закупщика и с какими проблемами ему чаще всего приходится сталкиваться.

Думаю, что эта информация будет полезна всем, кто занят этим увлекательным делом, особенно начинающим. Ведь закупщик – это не просто специально нанятый для растрачивания чужих денег человек, это прежде всего профессионал во многих сферах бизнеса.

Профессиональный закупщик должен отличаться целым рядом выдающихся личностных качеств и, помимо этого, вынужден совмещать сразу несколько зачастую несовместимых профессиональных обязанностей.

Настоящий закупщик, вне зависимости от своего образования и опыта работы, всегда в первую очередь маркетолог, потом немного юрист, немного экономист, чуть-чуть бухгалтер, отчасти психолог, слегка пиарщик, в некоторой степени хакер, очень часто сам себе секретарь-референт и практически всегда аналитик и дипломат. И это не просто лирическое отступление, это насущная необходимость, обусловленная спецификой деятельности.

Я не претендую на роль истины в последней инстанции, я всего лишь хочу показать специфику закупок глазами профессионала. Я готова к профессиональной дискуссии и всегда открыта для мнений других людей. Тем более что тема закупок – одна из самых спорных и часто обсуждаемых в современном бизнес-сообществе.

Хочу сразу оговориться: эта книга не является ни учебным пособием, ни научным трудом, она основана не на анализе законодательных актов и нормативной литературы, а исключительно на личном опыте закупок в коммерческих и производственных компаниях.

Поэтому если вас интересуют процессы организации регламентированных закупок, особенно в государственной или муниципальной сфере, вопросы разработки технической документации и проведения различных процедур, советую вам прочесть что-нибудь более академическое.

Например, могу порекомендовать такие замечательные книги, написанные мэтрами в области закупок, как: «Настольная книга поставщика и закупщика», «Конкурентные закупки», «Настольная книга гос.заказчика» (автор всех трех книг – Кирилл Кузнецов).

Еще одна замечательная книга «Эффективное управление корпоративными закупками. Опыт РАО ЕЭС России» написана целым коллективом авторов под редакцией Г. А. Сухадольского.

Если хотите стать настоящим асом закупок – обязательно прочтите эти книги.

Если, конечно, найдете.

Закупки: с чего начать. Алгоритм действий при необходимости начать закупки «с нуля»

Не зная броду, не суйся в воду.

Лозунг Всероссийского общества спасания на водах

Если бы эту книгу писал психолог, он бы начал эту главу со следующей фразы: «Если вам нужно заняться закупками, а вы не знаете, с чего начать, возьмите чистый лист бумаги и разделите его на две колонки. В первой колонке напишите список того, что, на ваш взгляд, вам нужно для успешного ведения закупок, а во второй колонке – список того, что у вас уже есть…»

Ну или что-то в этом роде. Советы психологов – вещь хорошая. Однако есть сферы деятельности, вторгаясь в которые, оказываешься мгновенно втянутым в круговорот событий и проблем, где надо молниеносно принимать решения и где совершенно нет времени вдаваться в глубины психоанализа. Закупки – одна из таких сфер, где ежедневно чувствуешь себя на вершине клокочущего вулкана.

Единственное, с чем я соглашусь, так это с тем, что любой новый вид деятельности, который приходится осваивать, – это в некотором смысле чистый лист. Вот только, как и что на нем написать, каждый решает сам.

Никто из нас не рождается ни директором, ни сталеваром, ни таксистом, ни, соответственно, закупщиком. Любой профессии принято учиться – либо в специальных заведениях, либо на практике. Однако практика практике рознь. Одно дело если ваше практическое обучение проходит под руководством опытного профессионала – то есть вам повезло стать «вагончиком», и вы какое-то время являетесь «подмастерьем» у какого-нибудь маститого закупщика, который медленно, но верно учит вас хитростям своего дела. И совсем другое дело, если вас тренируют «по бразильской системе» – безо всякой подготовки.

Такое случается все реже, поскольку сейчас существует – и активно развивается – уже несколько учебных заведений, специализирующихся на обучении «правильным» закупкам – в том числе и в рамках повышения квалификации специалистов, работающих в сфере закупок и имеющих опыт и авторитет.

Однако случаются еще такие казусы, когда перспективного сотрудника неожиданно вызывают к начальнику и ставят перед фактом: «С завтрашнего дня будешь заниматься закупками запчастей для нашего автопарка». Причем самый стрессовый вариант – это когда, объявив вам о новом круге обязанностей, начальство совершенно не собирается снимать с вас старые обязанности. И если вы уже тянете на себе одну лямку, например, бухгалтера или логиста, а может быть даже секретаря (и такие случаи бывают!), а вам вменяют в обязанность еще и закупки – из соображений, что, мол, человек вы толковый, а значит, справитесь, – то лично я вам не завидую.

Хорошо, если речь идет о какой-то разовой закупке. Это еще как-то можно пережить, хотя тоже всякое случается. Помню, одной учительнице литературы и русского языка директорат школы поручил на полученные от шефов деньги купить наглядные пособия и портреты классиков русской литературы для обновленного кабинета русского языка. Так она, бедняжка, так волновалась из-за возложенной на нее ответственности, что почему-то купила всех классиков в одном экземпляре, а Антона Павловича Чехова – в двух!

Хуже, если возложение обязанностей, выдаваемое за временное, превращается в постоянное. Что, кстати, чаще всего и случается. Вариант, когда вы приходите к начальнику и честно ему сообщаете, что вы не справляетесь, потому что вы – не Юлий Цезарь и не можете делать несколько дел сразу, мы даже и рассматривать не будем. Поверьте, в этом случае начальство вряд ли оценит вашу честность по достоинству. Давайте лучше поговорим о более конструктивных вариантах.

Для начала неплохо бы обратиться к руководству с просьбой направить вас на курсы повышения квалификации или на какой-нибудь интенсивный тренинг по ведению закупок. Смело требуйте обучения, ведь идея сделать вас закупщиком принадлежит не вам. Скорее всего ваша просьба не будет удовлетворена, поскольку, раз начальство вынуждено поставить на закупки первого попавшегося сотрудника, значит положение настолько безвыходное, что времени на поиски специалиста нет, а значит, нет его и на ваше обучение;

раз выбрали именно вас, значит, вам доверяют и в вас верят, и значит, у вас есть хороший потенциал и реальные навыки для того, чтобы стать хорошим закупщиком и без всякого обучения.

Так что смиритесь и приступайте к новым обязанностям. Главное – без паники.

Лично я – сторонник системного подхода к решению любого вопроса. Поэтому для удобства предлагаю разделить процесс «проникновения» в закупки на несколько последовательных стадий.

Стадия первая. Изучение «товара».

Если перед вами внезапно встала задача заняться закупками для своего предприятия, первое, с чего вам надо начать, – это определить свой статус, цели и задачи. Самый первый вопрос, который вам нужно задать своему руководителю (или себе самому, если вы и есть руководитель) – каковы мои обязанности и полномочия? В чем состоит моя главная задача? Какие права у меня есть? Каким образом следует организовать процесс закупок, чтобы это было наиболее выгодно и удобно для компании? Кто и как будет принимать окончательные решения? И т. д., и т. п. Другими словами, вам нужно сформировать у себя представление о том, что будет включать в себя процесс закупок и каково ваше место в этом процессе.

Второе – составить план действий, правильно расставив приоритеты. Начать, пожалуй, можно с того, чтобы постараться получить максимум информации о закупаемом товаре/услугах/работах. Представьте, что вы всю свою сознательную жизнь занимались тем, что смешивали краски, создавая разные новые оттенки цветов. И вдруг волею судьбы вы попадаете в компанию, где вас обязывают заняться снабжением небольшой швейной фабрики тканями и фурнитурой. Оба-на!

Конечно, самый простой способ решить вставшую перед вами задачу – это отказаться от такой работы и попытаться найти что-то более близкое вашим талантам и опыту. Но разве задачи так решаются? Если вы четко решили следовать новой линии на карте своей судьбы, то вам нужно засучить рукава и спокойно проанализировать ситуацию.

Для начала можно полазить по Интернету, используя разные поисковые системы, чтобы получить хотя бы общее представление о том, какие бывают ткани и чем фланель отличается от шерсти, а бязь от ситца. Хотя, конечно, Интернет вряд ли заменит вам общение со специалистом. Поэтому, оторвавшись от экрана компьютера, постарайтесь найти опытных сотрудников (которых обычно каждая собака на предприятии знает) и расспросите их о специфике бизнеса. Если проявить уважение, можно получить бо́льшую часть необходимой информации, поскольку в профессиональном общении действует знаменитое правило 80/20. То есть в любой сфере существует небольшое количество серьезных экспертов (20 %), которые владеют основным объемом нужной информации (80 %).

Углубить полученные знания можно с помощью небольшого маркетингового исследования – и лучше всего самостоятельного. Проехать по оптовым магазинам, которые занимаются торговлей тканями и фурнитурой, чтобы узнать о ценах, потрогать ткань руками, узнать у продавцов, какие нитки лучше, какие пуговицы самые ходовые и какие производители наиболее популярны в настоящий момент. Прикинувшись потенциальным покупателем, за 2–3 дня вы узнаете о тканях и швейной фурнитуре намного больше, чем за неделю сидения в Интернете.

Поняв, для каких целей вам нужна ткань, вы можете обратиться за советом к профессиональным швеям. Если таковых в вашей компании нет (допустим, предприятие только начало работу и пока не обзавелось профессионалом экстра-класса), то самый лучший способ пообщаться со специалистом – пойти в дорогое ателье, прикинувшись разборчивым клиентом, или заглянуть к конкурентам, представившись соискателем. Это так называемый метод «проникновения». На этом этапе придется как никогда кстати какой-нибудь учебник-справочник по тканям, который можно будет проштудировать в ближайшие выходные. За неимением учебника сгодится какой-нибудь профильный журнальчик, который можно полистать, пока едете в метро или сидите в приемной какого-нибудь большого босса.

Когда вы поймете, что уже немного разбираетесь в ситуации, можете переходить на следующий уровень. Можете начинать общаться с потенциальными поставщиками. И лучше именно в такой последовательности: поиск и получение информации (в том числе на личном опыте) – общение с профессионалами «инкогнито» – углубление полученных знаний. Ибо если вы попытаетесь проскочить стадию изучения предмета закупки, то рискуете стать посмешищем в глазах профессионалов. Само по себе это не так страшно, гораздо страшнее приобрести репутацию непрофессионала и невежды, которая останется вашим клеймом еще долгое время – даже после того, как вы станете суперпрофессионалом в сфере текстиля.

Если обобщить все вышесказанное, то стадия изучения товара, на мой взгляд, должна обязательно включать в себя следующие основные этапы:

Информационное ознакомление (поиск сведений в Интернете).

Погружение в тему (общение с экспертами, посещение торговых предприятий, профильных производств, «полевые» маркетинговые исследования).

Углубление полученных знаний (чтение профессиональной литературы).

Стадия вторая. Изучение рынка.

Если все подготовительные этапы пройдены, и вы чувствуете, что готовы к общению с профессионалами в нужной вам области, можете активно начинать поиск информации о рынке, на котором продаются интересующие вас товары или услуги. Вас должно интересовать все: ранжирование игроков этого рынка, существующие на нем системы регулирования, потенциальные поставщики, работающие в вашем регионе, разновидности предлагаемых товаров, доля импорта и экспорта, текущие цены и их зависимость от разных факторов, в том числе сезонных, статистические данные за предыдущие периоды, основные потребители данных товаров, общая ситуация и существующие тенденции и т. д.

Каким образом искать информацию? Здесь несколько больше возможных вариантов, помимо уже используемого нами Интернета и «советов бывалых». Кстати, что касается Интернета. Помимо поисковых систем, неплохо было бы отыскать в сети профессиональные сайты и доски объявлений и стать их регулярным посетителем.

На этих же досках объявлений можно через некоторое время разместить свое объявление о закупках, что на первых порах является одним из самых лучших способов привлечь к себе внимание потенциальных продавцов. Много интересной информации и отраслевых новостей можно извлечь из профильных периодических изданий, которые должны обязательно пополнить ваш список различных профессиональных газет и журналов для регулярного чтения. Отдельно хочется остановиться на профессиональных выставках.

Профессиональные выставки.

Одной из «палочек-выручалочек» начинающего закупщика является непосредственное общение с коллегами из других организаций. Пользуясь терминологией известного бизнес-тренера в сфере продаж г-на Деревицкого, осмелюсь назвать их «бизнес-симбионтами».

Конечно, если вы только начали свою деятельность в новой сфере, вы еще наверняка не успели «обрасти» связями с коллегами из дружественных и конкурирующих компаний. Поэтому сразу после начала работы постарайтесь побыстрее влиться в струю профессиональной жизни, связанную с интересующей вас сферой деятельности.

Прежде всего необходимо посещать профильные выставки и семинары, куда «матерые» профессионалы приезжают в основном для того, чтобы повидаться со старыми приятелями-партнерами, а новички – для того, чтобы получить контакты интересующих их людей и познакомиться с возможными поставщиками.

Единственное, что следует запомнить, – это то, что компании, активно участвующие в выставках и компании, наиболее подходящие вам по всем параметрам, – это зачастую две разных группы компаний. Поясню свою мысль.

Кто чаще всего участвует в крупных профильных выставках?

Я бы условно разделила их на четыре группы.

Лидеры. В первую группу входят представители крупных холдингов и производств, своего рода «глыбы» и «мастодонты» в своих областях, для которых участие в выставке является обязательным дополнением к их железобетонному имиджу лидеров.

Обычно особых стратегических целей они не преследуют, проводят время в неформальном общении с коллегами, старыми приятелями и партнерами. Им не надо ничего доказывать, они и так лучшие, они возглавляют списки отраслевых справочников, их знают все причастные к данному бизнесу компании, им не надо искать и завоевывать новых клиентов, потому что они сами ищут их благосклонности и сотрудничества.

Основная цель их участия в публичных мероприятиях – поддержание имиджа. К таким поначалу лучше слишком близко не подходить, чтобы не подхватить комплекс собственной ничтожности.

Новички. В этой группе – иностранные предприятия, недавно открывшие свои представительства в России, и отечественные предприятия-новички, которые хотят ярко и красиво заявить о своем выходе на рынок. Для них участие в выставке – это в некотором роде заявление о своем существовании. Они весьма охотно общаются со всеми подряд, впихивают собеседнику визитные карточки во все карманы и энергично призывают к сотрудничеству. С ними бывает достаточно интересно пообщаться, потому что они заинтересованы в установлении контактов.

Работяги. Эта группа – небольшие, средние и крупные компании, активно работающие на рынке и настроенные на конструктивные результаты участия в выставке. Обычно они серьезно подходят к организации своего участия в выставках, привозят кучу всяких образцов и информационных проспектов, командируют специалистов для обязательного присутствия на стендах и т. д.

Часто у них бывает не самый красочно оформленный стенд, но при этом у них толпится больше всего народу, потому что там действительно интересно. С такими стоит пообщаться, потому что у них можно почерпнуть много интересной профессиональной информации и даже завязать полезное знакомство. Целями их участия в профессиональных выставках могут быть переговоры с деловыми партнерами, установление новых контактов, вывод на рынок новой продукции и т. д.

Скучающие. К таковым я отношу условно случайные компании. Случайные – совсем не значит мелкие или не имеющие никакого отношения к профилю выставки. Это скорее означает «участники, имеющие смутное представление о том, для чего они здесь находятся».

Это могут быть крупные холдинги, для которых специализация выставки не является профильной и потому ей не уделяется особое внимание, однако участие в выставке считается обязательным, потому что кто-то сказал, что «так надо», или чтобы можно было при случае козырнуть своей причастностью к еще одной сфере бизнеса.

В эту группу также могут «затесаться» компании, каким-то боком причастные к профильному бизнесу, но не имеющие точечно сформулированных целей. Например, компании, у которых есть годовой маркетинговый бюджет, но нет четкого понимания, на что его потратить.

Поэтому в число маркетинговых мероприятий в обязательном порядке включается участие в разных выставках – по принципу чем чаще, тем лучше. Помимо расходования маркетингового бюджета конкретные задачи участия в выставке не ставятся. То есть компания участвует в ней по так называемым «внутриполитическим соображениям».

На стендах таких компаний прохлаждаются скучающие мальчики и девочки в деловых костюмах, пьется коньяк и мартини за ширмой с приятелями из аналогичных фирм и т. д. и т. п. Научиться у них чему-то – задача в большинстве случаев почти бесперспективная. Их основное занятие на выставках – общение со старыми знакомыми и наблюдение за происходящим на стендах конкурентов.

Стадия третья. Изучение процесса закупок.

Стадия изучения товара и рынка (в том числе знакомство с профессиональной средой) – самое подходящее время для того, чтобы обогатить свою копилку знаний сведениями об организации процесса закупок. В этом могут помочь: опыт предшественников, советы и рекомендации коллег, чтение литературы, участие в профессиональных тренингах и семинарах, ну и, конечно, специализированные книги.

Самый эффективный и быстрый способ обучения на профессиональном жаргоне закупщиков называется «вагончиком». Что это означает? Это означает, что надо найти среди своих коллег специалиста по закупкам, к которому можно «прицепиться» как вагон к паровозу. Посмотреть, как он работает, послушать, как он общается с поставщиками, почитать письма, которые он пишет, задать ему все интересующие вас вопросы, узнать его мнение по волнующим вас темам и т. д., и т. п. При этом самое главное – помнить, что простое копирование действий и методов не приведет к успеху. Любые наблюдения надо осмысливать и создавать свою личную «систему» организации закупок.

Увы, возможность побыть «вагончиком» представляется далеко не всегда и не всем. Большинство известных мне менеджеров и директоров по закупкам сразу становились «паровозиками». Поэтому я бы посоветовала начинающим закупщикам надеяться только на себя – на свое терпение и желание достичь успеха во что бы то ни стало.

Конечно, трудно лезть в воду, не зная броду. А иногда даже и опасно. Поэтому, прежде чем с головой бросаться в бездну закупок, надо получить хотя бы элементарный минимум знаний об этой сфере деятельности. И если рядом нет опытного советчика, толковых книжек и некогда посещать обучающие тренинги, то остается только одно: метод глубокого погружения. На самом деле это совсем не так страшно, главное – понять для себя, что основное в закупках и как наиболее оптимально организовать сам процесс.

Кстати, один из эффективных способов самообучения, который можно отнести к методам погружения, – это имитация переговоров. Обычно таким приемом пользуются матерые закупщики с целью вынудить поставщика выдать всю имеющуюся у него информацию о своих и чужих товарах.

Со стороны имитация переговоров выглядит как обычные переговоры, все очень серьезно и по-настоящему. Конечно, если не знать истинных целей закупщика.

Например, если закупщику нужна подробная информация о каком-либо товаре или рынке, он говорит потенциальному поставщику, что сделка с ним может быть заключена только после анализа всей доступной информации. После этого заинтересованный поставщик выкладывает на стол закупщика гору полезной (и не очень) информации: маркетинговые обзоры, всевозможные отчеты, статьи из прессы, таможенную статистику и т. д., и т. п. Особо настырные приводят для консультаций мегаспециалистов и даже устраивают познавательные экскурсии на производство.

В результате опытный закупщик почти безо всяких затрат получает всю интересовавшую его информацию, а новичок получает бесценный опыт «живых» переговоров.

Правда, поставщику это не приносит никакой выгоды.

Скажете, некрасиво?

Возможно. Но ведь надо же нам на чем-то учиться? Подобные эксперименты помогают закупщику выработать свой стиль ведения переговоров и дают ему необходимый опыт. А вообще практически в любой крупной компании часть переговоров проводится совсем не для того, чтобы что-то в итоге купить.

Что же касается определения приоритетов, то это индивидуально. На мой взгляд, «три кита», на которых держатся закупки, – это планирование, правильная организация конкуренции между поставщиками (возможность выбора) и оптимальное структурирование рабочего времени. Но об этом мы подробнее поговорим в следующих главах.

Закупщики тоже продают

Уже в самом начале процесса организации закупок нужно подумать о том, как облегчить дальнейшую деятельность и создать себе надежную базу. Я имею в виду обязательное создание имиджа своей компании. Компанию необходимо умело «продать» поставщикам, то есть как можно более ярко и доступно осветить преимущества сотрудничества с ней, которые должны привлечь к вам потенциальных поставщиков и обеспечить вам успешное начало деловых взаимоотношений.

Начать можно с незначительных мелких шагов. Например, с размещения информации о планируемых закупках на корпоративном сайте. Можно это сделать в виде краткого объявления, например, такого:

«ООО «Новичок» объявляет о начале закупок лакокрасочных материалов. Всех заинтересованных лиц просим обращаться по телефонам и электронной почте, контактное лицо Василий Васильевич».

Конечно, выглядит не слишком презентабельно и не слишком профессионально, но для «пробного камня» вполне сносно.

Если у вас хороший веб-дизайнер и сильное желание быть замеченным, можно подойти к процессу творчески. Сделать хорошую анимацию, добавить чуть больше информации, чуть ярче обрисовать потенциальные выгоды от сотрудничества с вашей компанией. Например, так:

«Фабрика элитной итальянской мебели «Челлита» срочно ищет нового поставщика лакокрасочных материалов. За качественный товар заплатим быстрее, чем высохнет краска!»

Согласитесь, выглядит повеселее.

Через какое-то время можно сделать целую страничку на вашем сайте, которая будет полностью посвящена закупкам. На ней вы сможете размещать информацию следующего характера: список необходимых товаров с описанием ваших требований к их качеству, ориентировочные объемы закупок по каждому из них, порядок подачи и рассмотрения предложений поставщиков, основные условия сотрудничества.

Очень важно оставить ссылку на контактных лиц, отвечающих за закупку конкретной группы товаров, а также любую другую информацию, которую вы сочтете нужной сообщить всем заинтересованным в поставках посетителям вашего сайта.

Для того чтобы страничка была посещаемой и работала, желательно разместить несколько баннеров и ссылок на нее на профильных сайтах. Это совсем недорого, зато очень эффективно.

Более подробно о том, как выгодно преподнести потенциальным поставщикам закупающую компанию, читайте в книге "Идеальный закупщик".

Процедура закупок

В процессе освоения азов закупок необходимо выбрать наиболее подходящие для вашей компании процедуры и формы организации.

Если обратиться к опыту государственного сектора, то можно увидеть, что основными формами регламентируемых закупок для государственных и муниципальных нужд являются конкурсы. Чуть реже используются торги и запросы котировок.

Подробнее об этих формах мы поговорим в следующих главах, а пока вкратце могу пояснить, что конкурс – это достаточно хлопотное занятие, связанное с серьезным документооборотом и внушительными организационными затратами. Кроме того, правильность проведения конкурсов регулируется Гражданским кодексом РФ, поэтому проявление фантазии и самодеятельность чреваты суровыми последствиями.

Что касается запроса котировок, то это гораздо более приемлемый способ. Он заключается в рассылке запросов определенному кругу поставщиков с целью получения от них предложений на поставку интересующего товара.

Коммерческие организации, которые занимаются закупками на регулярной основе, используют и конкурсы, и запросы котировок, только в несколько упрощенной и адаптированной форме, что порой изменяет эти процедуры до неузнаваемости.

То, что по сути является конкурсами, коммерческие закупщики обычно называют «тендерами» и проводят их так, как взбредет им в голову, либо так, как скажет руководство компании. Запрос котировок чаще всего носит форму устных запросов, или, проще говоря, превращается в обзвон потенциальных поставщиков с просьбой сделать предложение о поставке товара.

Первое время процесс тендеров или запроса котировок протекает достаточно сумбурно. Однако со временем практически каждый закупщик нарабатывает свою «базу» надежных поставщиков, соответствующих формату его компании, к которым при возникновении определенной потребности обращается в первую очередь. Именно у постоянных поставщиков в первую очередь запрашиваются предложения на товар, уточняются цены текущих предложений, чтобы путем сравнения и дополнительных переговоров сделать наиболее удачный выбор.

В любом случае вариантов не так много, и, начав закупочную деятельность, вы обязательно получите возможность изучить их все на практике.

Когда вы последовательно сделаете три шага в сторону познания каждого из интересующих вас вопросов, а именно товара, рынка, закупок и корпоративного самосознания, уровень вашей подготовки по всем четырем направлениям должен оказаться примерно одинаковым, вне зависимости от того, каков был начальный уровень.

И тогда вы можете смело выходить на рынок с информацией о том, что вы – замечательная компания, которая готова осуществлять закупки по интересующему вас товарному направлению и с которой очень выгодно и приятно сотрудничать.

После того, как вся эта предварительная работа будет сделана, можно переходить к следующему шагу – начать формировать базу поставщиков и выстраивать с ними отношения, планомерно собирая, накапливая и анализируя информацию о них и опыт сотрудничества.

Итак, напоминаю, какие основные шаги следует предпринять в процессе организации закупок «с нуля».

Определить свой статус, цели и задачи, обязанности и полномочия; создать внутреннее видение процесса закупок и своего места в нем.

Составить как можно более подробный план действий по организации закупок.

Получить максимум информации о закупаемом товаре/услугах/работах.

Начать поиск и анализ информации о текущем состоянии рынка, его развитости, о возможных поставщиках и уровне цен.

Получить базовые знания об организации процесса закупок, проанализировать существующие методы и способы, особенно применительно к специфике вашей компании, начать закладывать фундамент оптимальной для вашей компании системы закупок.

Приступить к созданию имиджа «выгодного клиента».

При наличии определенного уровня подготовки – заявить о своем выходе на рынок в качестве преуспевающей компании, имеющей определенные товарные потребности и готовой осуществлять регулярные закупки.

FAQ

Если душа не лежит к закупкам, а приходится этим заниматься, – что делать?

Тут, по большому счету, всего два варианта. Первый – оставить эту деятельность, второй – продолжать ее. Либо да, либо нет. Второй вариант интереснее, потому что здесь возможны разные нюансы.

Например, можно найти в процессе закупок те направления, которые вам наиболее интересны, и сконцентрироваться именно на них. Ведь закупки – это прежде всего общение с людьми (телефонные звонки, переговоры, посещение выставок и семинаров и т. д.). Если вы любите общаться, вы обязательно найдете огромные преимущества.

Если вы больше склонны к работе с информацией – сконцентрируйтесь на анализе рынков, тенденциях и прогнозах, планировании, прогнозировании, изучении статистики и составлении отчетов. Возможностей в этом направлении масса и работы – непочатый край.

Если вам нравится путешествовать, поставьте себе цель побывать на всех предприятиях, которые производят поставляемый вам товар. Проситесь в командировки, изучайте логистические схемы, отправляйтесь лично на отгрузку, сопровождайте автомобильные поставки грузов, встречайте и провожайте иностранных партнеров. Скучно не будет, уверяю!

Если вам интересны финансы, то вы просто не можете не получать удовольствие от закупок. Ведь вам придется планировать расходную часть бюджета, договариваться о скидках, вести переговоры о снижении цен, планировать платежи, составлять графики погашения задолженностей, ежедневно обрабатывать десятки счетов, накладных, счетов-фактур, актов сверки, финансовых претензий и т. д.

Этот список можно продолжать, но мысль, думаю, ясна: в закупках любой может найти для себя много интересного. Смотрите, в таком маленьком абзаце мы перечислили чуть ли не все основные сферы деловой и неделовой активности: общение с людьми, работа с информацией, путешествия, финансы. И все это является неотъемлемой частью закупок!

Ну, а если я вас не убедила, тогда вам все равно стоит попробовать заняться закупками, даже если это не кажется вам интересным. Хотя бы для того, чтобы вас заметили ваши поставщики и однажды пригласили к себе на работу. И вот когда вы начнете работать «по другую сторону баррикад», вы поймете, что погорячились. Потому что продавать совсем не легче, чем покупать. И уж тем более не так интересно

Читаем договор поставки «между строк». На какие пункты следует обратить особое внимание.

Зри в корень.

Козьма Прутков.

Эту главу мне хотелось бы начать так: я, к сожалению, не юрист.

Нет, вот так: я, к счастью, не юрист.

К сожалению, потому что профессиональному закупщику поневоле приходится чуть ли не ежедневно читать и корректировать договоры. Ведь основой основ современного бизнеса является принцип «без договора нет разговора».

К счастью, потому что опять же чуть ли не ежедневно мне приходится общаться с профессиональными юристами компаний-поставщиков, и это общение в большинстве случаев производит на меня удручающее впечатление. Да простят меня господа юристы, но, на мой взгляд, среди них слишком много откровенных зануд, непоколебимо уверенных в том, что именно от них зависит судьба намечающейся сделки.

А уж сколько договоров мне пришлось прочитать за свою многолетнюю карьеру!.. Начиная с кратких и примитивных, в которых на одной страничке умещается информация о продавце и покупателе, товаре и цене, условиях поставки и санкциях за невыполнение договора, и заканчивая договорами-диссертациями, на чтение которых уходит по полдня.

Иногда так и хочется отбросить надоевшие бумаги в сторону и воскликнуть: «Господи, ну зачем вообще нужен этот договор?!»

Но ответ на этот риторический вопрос тут же напрашивается сам собой. По большому счету, договор нужен для документальной фиксации распределения обязанностей, что практически все понимают, и для документальной фиксации распределения рисков – о чем почти все почему-то забывают. И чем более равномерным будет такое распределение, тем больше шансов у обеих сторон успешно провести сделку и остаться довольными ее результатами.

Небоскребы, небоскребы

Во многих компаниях принято заключать договор на каждую сделку. Однако лично мне наиболее импонирует такой вариант установления договорных обязательств, при котором между сторонами заключается один долгосрочный договор и в нем прописываются все основные условия коммерческих сделок, а также общие требования к товару и процессу поставок.

В итоге получается своеобразный юридический «фундамент» для всех дальнейших сделок. Затем на каждую отдельно поставляемую партию товара или для каждого предоставляемого перечня услуг подписывается спецификация – или дополнительное соглашение, или приложение, – в которой и оговариваются основные конкретные условия поставки: наименование товара, объем закупаемой партии, цена, требования к качеству, график поставки, условия оплаты, документальное сопровождение и т. п.

Не могу не заметить, что для поставщика это вариант является столь же удобным, как и для закупщика. Собственно говоря, большинство коммерческих компаний именно так заключает контракты. Сначала закладывается «фундамент» юридического договора, а потом к нему надстраиваются «этажи»-спецификации.

Догадались, как называется такая договорная система на профессиональном жаргоне закупщиков? «Небоскреб»! То есть если вы услышите, что у кого-то «небоскреб дорос до 46-го этажа», это значит, что с поставщиком подписано дополнительное соглашение № 46.

На моей памяти самый большой договорной «небоскреб» был двухсоттридцатитрехэтажным. Когда же мы с поставщиком попытались воздвигнуть 234-й этаж, у генерального директора закончилось терпение и он приказал «прекратить это безобразие». Пришлось заключать новый договор.

Но давайте уже поговорим о некоторых наиболее интересных пунктах в договорах о поставке.

Качество товара

Для начала давайте ответим на один простенький вопрос: а что такое качество? Как ни странно, но очень многие взрослые и серьезные люди отвечают на этот вопрос коряво и неуверенно. Например, «Качество – ну, это хороший ли товар», или «Качество – это потребительские характеристики товара», или «Качество – это когда все качественно» и т. п. В общем, «масло масляное».

На самом деле все очень просто. Качество товара – это его соответствие требованиям, ни больше, ни меньше. Поэтому основной целью пункта договора «Качество товара» является описание тех самых требований, которым он должен соответствовать. И вот здесь и покупателю, и продавцу надо быть особенно осторожными, потому что это очень хитрый пункт, особенно если у покупателя есть какие-то особо оговариваемые, специфические требования к качеству, отличающиеся от общепринятых стандартов.

Для внесения в договор дополнительных требований к качеству товара часто используется один забавный литературный прием, который в английском языке называется detachment (отделение). Суть этого приема в том, что за фразой, имеющей вполне ясный и конкретный смысл, следует другая фраза – или даже слово, – которая полностью изменяет смысл предыдущей. Как вам, например, такие варианты, взятые из литературных источников: «Я никогда не изменяла своему мужу. Первой». Или: «Не могу… огорчить вас отказом». Но это все, как говорится, лирика. В договорах разве можно так писать?

А вот, оказывается, можно! Может быть, не столь изящно и красиво, как в литературных произведениях, однако ничуть не менее эффектно. В общем, на этот литературный прием довольно часто можно наткнуться в договорах.

Например, покупатель пишет: «Качество поставляемого товара должно соответствовать требованиям ГОСТ № …, при этом …». После слов «при этом» следует описание характеристик, которые даже и рядом не стояли с указанным ГОСТом. Думаю, идея понятна.

Приведу только один пример. Некая французская компания закупала фураж для своего российского заводика по производству кормов для животных. В пункте «Качество товара» была спрятана одна хитрая оговорка. Дословно там было написано следующее. «Качество поставляемого согласно настоящему Договору ячменя должно соответствовать требованиям ГОСТ № 28672-90, при этом протеин не должен быть ниже 9,5 %».

Та часть фразы, которая следовала за запятой, естественно, в ГОСТе не фигурировала, потому что протеин в фураже у нас в стране не замеряют. Очень многие компании, легкомысленно просмотрев договор «по диагонали», цеплялись взглядом за номер ГОСТа и, увидев в тексте знакомые циферки, не утруждали себя более подробным чтением.

О чем позже горько жалели, потому что протеин в ячмене далеко не всегда соответствовал указанному требованию, и как только это вскрывалось, наученные французскими хозяевами закупщики незамедлительно и беспощадно начинали «прессовать» поставщиков, требуя от них снижения цены из-за «низкого протеина».

В общем, пункт договора, описывающий требования к качеству товара, – пожалуй, один из немногих, за который действительно стоит побороться как с одной, так и с другой стороны. Чем подробней и точнее описаны требования покупателя к качеству, тем больше это будет дисциплинировать поставщика и тем больше у закупщика шансов получить именно тот товар, который ему нужен.

С другой стороны, поставщику, прежде чем подписываться под явно завышенными требованиями к качеству, надо серьезно подумать, насколько выполнимы эти требования применительно к его конкретному товару. Понадеявшись в этом вопросе на «авось», можно легко попасть впросак.

А если требования к товару выглядят чрезмерно завышенными, стоит задуматься над вопросом: для чего покупатель настолько высоко поднял планку своих требований? Действительно ли у него на предприятии действуют ужесточенные требования к качеству покупаемых товаров или он просто оставил себе лазейку для возможного давления на поставщика с целью получения дополнительных выгод? Таких, как снижение цены, например.

В любом случае, когда вы получаете договор от другой стороны, в первую очередь изучите именно пункт «Качество товара».

Цена товара, валюта платежа

На что нужно обратить особое внимание в пункте, посвященном ценам и валютам?

Во-первых, надо обязательно уточнить, что именно включается в цену товара помимо собственно стоимости.

Возможно, вы удивитесь, но цена товара может включать в себя много всякой всячины. Например, стоимость доставки до склада грузополучателя или станции назначения. Или установку – если это оборудование. Цена может включать или не включать в себя стоимость упаковки, услуги по погрузке, страховку, стоимость оформления качественных и разрешительных документов и т. д., и т. п.

Если вы не хотите, чтобы у вас по факту получения товара «вдруг» всплыли какие-то дополнительные расходы, старайтесь включить в цену по максимуму все возможные затраты на его получение в необходимом вам оформлении и комплектации.

Также желательно всегда указывать в пункте «Цена» процент и сумму НДС. Помню один восхитительный случай, когда компания, где я работала, установила определенный уровень цен на один закупаемый продукт.

Один из новых поставщиков, уже подписав договор, вдруг сообщил нам как бы невзначай, что его компания работает по упрощенной системе налогообложения и не является плательщиком НДС.

После чего ему незамедлительно было предложено пересмотреть цену, указанную в договоре, снизив ее на сумму не выплачиваемого им НДС. Поставщик был крайне удивлен и возмущен, совершенно непонятно почему. Такие вопросы не возникают разве что в некоторых сетевых и западных компаниях, где все цены, которые фигурируют в переговорах, договорах и внутренних расчетах, изначально берутся без НДС.

Очень аккуратно надо относиться к указанию цены на условиях, почерпнутых из международных правил торговых терминов Инкотермс. Ничего не имею против использования терминов Инкотермс в практике международных закупок, однако, когда договор заключают два российских резидента, все эти FCA, FOB, CIF, CPT, СIP и прочие аббревиатуры несколько сбивают с толку, особенно если закупщик имеет весьма смутное представление о том, что стоит за ними.

Кроме того, использование терминов Инкотермс в договорах, заключаемых между российскими резидентами, не имеет юридического обоснования.

Справедливости ради стоит заметить, что в российской практике наиболее распространенными терминами являются EXW – франко-завод (цена продажи на складе завода-производителя) и CPT – carriage paid to, что в вольном переводе звучит как «доставлено до». Впрочем, то же самое можно с гораздо большим успехом сказать по-русски, например, так: «Цена включает в себя стоимость доставки до склада грузополучателя». Поэтому иноязычными аббревиатурами советую не увлекаться.

Что касается валюты, то здесь нужно учитывать два момента.

Во-первых, если валютой договора являются не рубли, нельзя указывать это напрямую. Договор принято заключать с ценой в условных единицах, которые можно приравнять к доллару США, или евро, или какой-нибудь еще валюте, если есть такое желание.

Во-вторых, если цена товара определена в условных единицах, желательно заранее обговорить дату курса, по которому будет производиться оплата товара. Если это день поставки – тогда поставщик может выставить счет-фактуру сразу в двух валютах или только в рублях, поскольку курс доллара уже известен.

На мой взгляд, это самый справедливый вариант. Потому что, если пересчет суммы стоимости поставленного товара в рубли производится согласно договору в день оплаты, очень многие компании оплачивают его не точно в сроки, указанные в договорах, а стараются поймать день, когда курс интересующей их валюты несколько ниже, чем обычно.

Очень часто при оплате товара, цена которого зафиксирована в условных единицах, приравненных к иностранной валюте, возникают так называемые курсовые разницы, которые портят много крови и закупщику, и бухгалтериям обеих сторон.

Чаще всего это происходит, когда оплата товара осуществляется «по курсу ЦБ РФ на день зачисления средств на расчетный счет поставщика». Сегодня курс доллара был 96,3 рубля, а завтра уже 93,5 рублей. Естественно, поставщик будет настаивать на возмещении ему курсовой разницы.

Иногда возникают нюансы, связанные с банком, обменный курс которого указан в договоре в качестве основания для перевода суммы в рубли. Иногда закупщики не обращают внимания на название банка, поскольку традиционным вариантом «по умолчанию» считается ЦБ РФ. Однако некоторые ушлые поставщики вписывают в пункты о платежах названия банков, которые обычно дают более высокие обменные курсы (а если говорить откровенно, то практически все коммерческие банки дают более высокий курс). Результатом становится либо переплата за товар, либо возникновение пресловутых «курсовых разниц».

Поэтому закупщику приходится регулярно выслушивать нарекания начальства по поводу того, что надо искать поставщиков, которые будут «продавать товар за рубли и не морочить нам голову своими курсовыми разницами», ну, а бухгалтерии приходится делать лишнюю работу по проверке курсов валют в разные дни и у разных банков. А уж как она не любит делать лишнюю работу – не мне вам рассказывать!

Переход права собственности

Это очень хитрый пункт, в котором тоже могут скрываться «подводные камни» – как и во всех других, впрочем. Если право собственности переходит к покупателю при передаче груза перевозчику, то для него это крайне невыгодно – ибо в этом случае именно он несет все риски случайной утраты товара.

Обычно по этому поводу разгораются нешуточные споры: продавец стремится поскорее спихнуть с себя все риски случайной утраты или повреждения товара, а покупатель категорически не желает их на себя брать до получения.

К счастью, в последнее время активно развивается такое направление бизнеса, как коммерческая логистика, и на рынке грузоперевозок появляется все больше компаний, предлагающих услуги по доставке грузов с обязательным страхованием. Благодаря им поставщику гораздо проще смириться с проблемой перехода права собственности к покупателю только по факту доставки груза.

Еще один не самый лучший вариант – это переход права собственности к покупателю по факту оплаты товара. На первый взгляд этот вариант кажется вполне логичным, однако в определенных ситуациях он не вполне адекватен.

Например, договором предусмотрена значительная отсрочка платежа. Представьте, что товар уже давно получен и использован, но при этом все еще не является собственностью покупателя. А что если продавец по каким-то причинам потребует свою собственность обратно?

Другой вариант – еще более забавный. Представьте, что вы договорились с поставщиком об оплате товара по факту его отгрузки, что закрепили в соответствующем пункте договора. Товар отгрузили железнодорожным транспортом, поставщик выслал вам копию квитанции, спокойно получил свои денежки и забыл о сделке. А вы все ждете свой товар, отслеживаете вагон со своей собственностью, не спите ночами…

И вот, когда до вашей станции вагончику остается два дня ходу, он вдруг сходит с рельс. Кому выставлять претензию? МПС? А если это был форс-мажор? А если вагон быстренько поставили на рельсы и товар пришел к вам, но в таком смятом виде, что его использование совершенно невозможно?

В общем, в итоге вы остаетесь и без товара, и без денег. Я, конечно, несколько утрирую, но только чтобы показать, что вариант с переходом права собственности к покупателю по факту оплаты товара мне совершенно не нравится.

На мой взгляд, наилучшим вариантом является переход права собственности к покупателю в момент получения груза либо им, либо указанным им грузополучателем – вне зависимости от факта оплаты.

Кстати, об оплате.

Оплата товара

По большому счету, существует два принципиально разных вида оплаты: до и после. То есть предоплата и оплата товара по факту отгрузки или по факту поставки. Соединить эти два вида в единое целое можно с помощью некого промежуточного способа платежа: частичной предоплаты.

Еще существует замечательный вид платежа, в английском языке называемый goods against payment. На русский это можно перевести как «деньги против товара», вернее, наоборот. Впрочем, в российском бизнесе такой вариант оплаты в чистом виде редко практикуется. И в любом случае это может быть расценено скорее как один из вариантов предоплаты. Но не будем отклоняться от темы. Поговорим о способах платежей.

Как предоплата, так и оплата по факту могут осуществляться совершенно разными способами, помимо банального банковского перечисления денежных средств на расчетный счет. Самые распространенные из «небанальных» способов – это аккредитив, предоставление банковской гарантии, оплата на основании договора факторинга и т. д. Мы поговорим о них чуть ниже.

При чтении пункта договора, посвященного оплате товара, рекомендую особое внимание уделить моменту выполнения обязательств.

Для закупщика самый удобный вариант – когда его обязательства по оплате товара считаются выполненными в момент подачи платежного поручения в банк плательщика. Это и понятно, ведь при таком варианте вы можете сдать платежку в банк и умыть руки – какие бы промедления с оплатой ни происходили после этого, вы свои обязательства в любом случае выполнили.

Конечно, большинство продвинутых поставщиков сразу же замечают это уточнение и настаивают на своих вариантах, самый популярный из которых – это выполнение обязательств по оплате в момент получения перечисленной суммы банком получателя. Как правило, после детального обсуждения этого пункта стороны приходят к какой-нибудь «золотой середине». Либо фраза о выполнении обязательств полностью изымается из договора, либо стороны договариваются о том, что обязательства покупателя по оплате товара считается выполненным с момента списания денежных средств с его расчетного счета.

А теперь обещанный отдельный разговор об альтернативных способах оплаты товара. Только прежде чем к нему перейти, хочу еще раз напомнить, что я не юрист и не финансист. Я профессиональный закупщик и рассуждаю обо всех поднимаемых вопросах исключительно с точки зрения их применения в сфере закупок.

Каждый серьезный закупщик регулярно сталкивается с просьбами или даже требованиями поставщиков рассчитаться с ними наличными или каким-нибудь другим вычурным способом. Например, банковскими векселями. Или продукцией – это то, что раньше называлось «бартер». Рассмотрим некоторые возможные варианты поподробнее.

Аккредитив, банковская гарантия, вексель, взаимозачет (бартер), факторинг

У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы.

Итак, аккредитив. Он обычно выставляется, когда продавец и покупатель совсем плохо знают друг друга и/или никак не могут договориться о другом приемлемом способе оплаты.

Например, продавец требует предоплату, поскольку не хочет рисковать товаром, а покупатель настаивает на отсрочке, поскольку не хочет рисковать деньгами. При этом сделка необходима им обоим. Как быть? Аккредитив является одним из возможных удачных вариантов в такой ситуации. Чаще всего речь идет о документарном аккредитиве, который представляет собой письменное обязательство банка, выданное от имени покупателя (или от имени самого банка), выплатить продавцу стоимость тратты и/или документов, если соблюдены все условия.

Если перевести все это на обычный разговорный язык, то механизм действия аккредитива прост: покупатель перечисляет свои деньги в банк, где они «лежат» в некой виртуальной ячейке до тех пор, пока поставщик не предоставит пачку документов, подтверждающих произведенную поставку или отгрузку. Список подтверждающих документов, естественно, согласовывается заранее.

Плюс аккредитива в том, что осечек с деньгами не возникает – даже если поставщик тянет с выполнением своих обязательств, покупатель не имеет права отозвать деньги, пока не истечет срок действия – опять же оговоренный заранее. Если же поставщик так и не выполнит свои обязательства, покупатель гарантированно получит свои деньги обратно в целости и сохранности. На мой взгляд, это самый подходящий способ оплаты, если речь идет о международной сделке с малознакомым поставщиком.

Минусы аккредитива в том, что его достаточно хлопотно оформлять, поэтому данный способ платежа просто нереально «поставить на поток». Этот вариант подходит только для каких-то эксклюзивных, разовых крупных сделок – например, когда вы вынуждены совершать крупную покупку у иностранной компании, о которой раньше не слышали.

Почему я все время делаю упор на иностранные компании, говоря об аккредитиве? Дело вовсе не в том, что иностранцы могут вас «кинуть», дело в том, что у них может просто не получиться ввезти свой товар в нашу страну. Сами понимаете, с этим надо считаться.

Кроме того, главный минус аккредитива – это то, что по своей финансовой сути он является той же предоплатой – только с гарантией возврата средств в случае непоставки. Ведь деньги вы в любом случае изымаете из оборота своей компании до того, как получите товар.

Опять же, учитывая, что документарный аккредитив гарантирует платеж исключительно на основании документов и безотносительно товаров или услуг, к которым они относятся, существует хоть и небольшая, но все-таки вполне реальная лазейка для разного рода мошенничеств.

Поэтому если вам в душу закрались некоторые сомнения на этот счет, лучше предпочесть товарный аккредитив. Лично я с ним никогда напрямую не сталкивалась, поэтому сообщить по существу вопроса более ничего не могу. Идем дальше.

Банковская гарантия. На мой взгляд практикующего закупщика, это еще более хлопотный и сложный способ оплаты, чем аккредитив. Возможно, финансисты со мной не согласятся, но пусть они об этом пишут в своих книгах.

Поскольку добреньких банкиров в природе не существует, для того чтобы получить банковскую гарантию, мало одного только желания. Надо действительно быть серьезной, твердо стоящей на ногах и финансово процветающей компанией. А если это ваш случай, зачем вам вообще связываться с банковской гарантией?

Ответ может быть только один: вы вынуждены начать сотрудничество с компанией, которая о вас либо совсем ничего не знает, либо сомневается в вашей платежеспособности. Так что же такое банковская гарантия? Это обязательство гаранта (банка) в случае нарушения принципалом (покупателем) обязательств перед бенефициаром (продавцом) выплатить гарантийную сумму в соответствии с условиями.