Читать онлайн Успеть всё! 15 секретов управления временем бесплатно
От автора
"Почему в сутках только 24 часа?!" "Я ничего не успеваю!" "У меня и так уже сверхнагрузка, я не могу больше ничего «впихнуть» в свой график!" "Как же надоели эти бесконечные авралы!" "Работаю, работаю, а дел всё больше!" "Я устал быть трудоголиком" "Как всё успеть?" "Никакой личной жизни, одна работа!"
Знакомо?
Проблема нехватки времени становится всё более острой. И это у нас еще есть сотовая связь, самолеты и интернет! И как только люди справлялись с многозадачностью, когда этого всего не было.
Да или нет?
Все ли поставленные цели я достигаю?
Остается ли у меня достаточно время на семью, детей, увлечения и хобби?
Есть ли у меня время на полноценный отдых?
Планирую ли я свою жизнь?
Доволен ли я своим графиком?
Похожа ли моя жизнь на бег в колесе?
Часто ли я выбиваюсь из графика?
Привычны ли для меня срывы сроков, авралы?
Случается ли такое, что я вкалываю «как раб на галерах», а работы становится только больше?
Можно ли сказать, что я живу в хроническом цейтноте?
Если на первые пять вопросов вы скорее ответили "нет", а на последующие пять – "да", то эта книга точно для Вас.
И, кстати, эта книга написана исключительно в дополнительно высвобожденное благодаря оптимальному управлению время.
Время, вперед!
"Время длится достаточно долго для каждого, кто будет его использовать"
Леонардо да Винчи, человек, опередивший время
Есть одна научно-фантастическая (и немного мистическая) версия течения событий, которая мне кажется весьма правдоподобной. Согласно этой теории ход времени постепенно ускоряется, незаметно для наблюдателя, живущего в потоке этого времени, но объективно ощутимо при независимых контрольных замерах.
И речь сейчас не о том, что многим кажется по мере старения, что время ускоряется – это субъективное ощущение, связанное с изменениями в мозге.
Речь о том, что ускоряется само время, для всех вообще.
Моя соседка как-то пожаловалась, что лампадка стала прогорать быстрее. Когда-то очень давно она по случаю купила в церкви упаковку фитилей, штук 50. Так вот, раньше фитиль полностью прогорал за 10 часов. Теперь этот же фитиль выгорает до тла за 7,5 часов. Возможно, всё дело в лампаном масте? А возможно и в изменившемся времени.
Других доказательств у меня нет, ну разве что успевать всё как раньше становится всё труднее.
Хотя нет, есть ещё некие исследования НАСА, которые сначала утверждали, что с 1820 года вращения Земли замедлялись, однако в последнее десятилетие Земля, наоборот, начала ускоряться. По неизвестной для ученых причине.
По одной из версий причиной ускорения может быть восстановление изостатического равновесия земного шара, связанное с таянием ледников. Земная кора восстанавливается после исчезновения ледников, приплюснутость полюсов сглаживается, Земля становится более округлой. И за счет этого скорость вращения планеты увеличивается.
Этот принцип легче понять, если представить фигуриста, который вращается с вытянутыми руками или с руками, прижатыми к телу. С прижатыми к телу руками вращаться намного легче – вам подтвердитт это любой фигурист – скорость вращения возрастает, так как масса тела оказывается ближе к центру тяжести, а сопротивление среды становится чуть меньше.
Конечно, это ускорение в измеримых величинах составляет какие-то крошечные миллисекунды, но ощущение ускорения времени есть очень у многих людей.
Было оно и у меня. И когда я интуитивно ощутила, что в номинальную единицу времени мне удается сделать меньше, чем я рассчитывала, я поняла, что пришло время тайм-менеджмента. Искусства или навыка, который до поры до времени я незаслуженно считала необязательным.
Управление собой
«Только дурак нуждается в порядке – гений господствует над хаосом».
Альберт Энштейн, гений.
Большинство успешных людей во всем мире имеет особые отношения со временем, основанные на нескольких принципах. С недавних пор ими пользуюсь и я – и весьма успешно. Сама эта книга является прямым доказательством – она написана исключительно в освобожденное от основных дел время.
Эти принципы вполне можно назвать привычным и знакомым словом "тайм-менеджмент" (далее "ТМ").
Но не верьте тем, кто говорит, что ТМ это управление временем. Время нам не подвластно, к сожалению. На самом деле ТМ – это управление собой, своей личной эффективностью, своим режимом работы и расстановкой приоритетов; это эргономичная самоорганизация своей деятельности. Да, мы не можем ускорить или замедлить время, но мы вполне можем настроить себя в унисон с ним, задать себе такой ритм жизни и работы, который будет гармонировать с течением времени.
Если это понять, то всё становится на свои места, все задачи решаются успешно и в достаточно комфортном режиме.
Управляя временем мы повышаем личную эффективность – больше результата, больше сделанных дел в единицу времени. А ещё мы снижаем стресс, так как избавляемся от цейтнота, от постоянной спешки и хаотичности. А если действовать без стресса, то и результаты на выходе получаются совсем другие: меньше ошибок (а значит и меньше переделок и повторной работы), меньше досадных случайностей, меньше "трясущихся рук" и непродуманных решений, которые приводят к добавлению работы, а не уменьшению.
Вам обязательно нужен тайм-менеджмент, если:
У вас нет целей или вы не планируете шаги по продвижению к ним.
У вас нет помощников, вам некому делегировать часть своих забот и задач. Либо есть кому делегировать, но вы не готовы это делать, придерживаясь народной мудрости "хочешь сделать хорошо – сделай сам".
Вы хватаетесь сразу за все дела, но мало что доводите до конца.
Вы не анализируете свои ошибки или причины своих неудач.
Вы постоянно «ничего не успеваете».
У вас накопилась гора "отложенных дел" и вы не понимаете, с какой стороны к ней подойти, так как есть много текущих задач.
У вас нет особых проблем со временем, но вы хотите успевать больше.
Перед вами стоит времяёмкая задача (вам предстоит новое дело, вы планируете карьерный рост или, например, изучение иностранного языка) и вы хотите вписать её в свой текущий привычный график.
Хорошая новость состоит в том, что всё это решаемые задачи и многие эффективные и самодостаточные люди их уже для себя решили.
Разгрести завалы, справиться с авралами, собственной неорганизованностью, ленью или недочетами планирования помогут простые и понятные правила.
Правило №1. Приоритеты
«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные – всегда несрочные».
Дуайт Эйзенхауэр, американский президент
Правильная расстановка приоритетов – это основа основ тайм-менеджмента. Если упростить суть этого правила, то оно может уместить в одной фразе: есть главное, есть важное и есть всё остальное. Любые дела можно и нужно ранжировать по степени важности и срочности. Что-то просто необходимо сделать здесь и сейчас, а что-то может подождать.
Самая главная трудность на практике для многих состоит в том, чтобы отделить главное от важного. На самом деле и для этого есть конкретные методики. И если знать о них и время от времени пользоваться, то сомнений в порядке приоритизации будет всё меньше. Но обо всем по порядку.
Итак, в расстановке приоритов можно и нужно пользоваться лайфхаками и подсказками. И самый известный из этих лайфхаков – это матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра (приоритизации).
Если вы наберете в поисковике "Матрица Эйзенхаужэра", то увидите картинку с квадратом, поделенным на четыре равных части. Слева направо квадраты "срочно" "несрочно", внизу вверх "важно" и "неважно". Смысл распределения информации по данному квадрату чем-то перекликается со знаменитым "правилом Парето". И в то же время, это совершенно отдельный инструмент планирования.
По сути это график координат, в котором все дела деляться на четыре группы по срочности и важности. Ведь, согласитесь, все дела можно рассортировать по этим двум показателям. А значит, это отличный инструмент расставления приоритетов!
Великие не жертвуют важным ради срочного (с)
Эту систему придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Возможно вы не будете пользоваться ею постоянно, но для «разгребания завалов» она просто незаменима.
Хочется сказать пару слов об Эйзенхауэре. Участник Первой мировой войны, боевой генерал. Был главнокомадующим войск союзников на Западном фронте в 1944—1945 годах, руководил англо-американскими силами при высадке войск в Нормандии 6 июня 1944 года.
Дважды президент США, дважды "Человек года" по версии Time (1944, 1959). Закончил войну в Корее. Поддержал движение чернокожего населения за гражданские права. При нем в Америке начался серьезный экономический подъем. Ему приходилось решать серьёзнейшие проблемы внутренней и внешней политики: сегрегация и сопротивление "белого общества" против равноправия чернокожих, гонка вооружений и обострение отношений с СССР, инфляция и экономические кризисы, развитие космической отрасли и участие в разрешении национальных кризисов на Ближнем Востоке и в Латинской Америке…
В общем, если уж человек такого уровня пользовался для расставления приоритетов "простенькой" на вид таблицей, сравнивая дела по степени важности и срочности, то нам, простым гражданам, она несомненно будет полезна.
Метод Эйзенхауэра оформил и популяризовал американский консультант Стивен Кови, описав его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Если вы не читали эту книгу, то вот ее сверх-краткое содержание:
1.Будьте проактивны.
2.Начиная, представляйте конечную цель.
3.Сначала делайте то, что необходимо делать сначала
4.Думайте в духе выиграл/выиграл (win-win).
5.Сначала стремитесь понять, потом быть понятым (сначала старайтесь услышать, а потом уже – быть услышанным).
6.Достигайте синергии (стремитесь к творческому взамодействию с людьми).
7.Затачивайте пилу (самосовершенствуйтесь).
Так вот, пункт 3 как раз описывает матрицу Эйзенхауэра.
Ведь что именно делают высокоэффективные люди сначала? Да, на первом месте у них важное. То есть их порядок приоритетности выглядит так:
1.Сначала важное и срочное
2.Потом важное и несрочное
3.После неважное и срочное
4.В самом конце – неважное и несрочное
Интересно, что в 2018 году маркетологами университетов Флориды и Чикаго проводилось большое исследование, которое показало, что большинство людей в первую очередь делают срочные дела, зачастую откладывая важные "на потом".
При этом чаще всего начинали со срочного те, кто о себе говорил, что они очень занятые люди с большим количеством дел. Но когда их просили подумать о последствиях выбора той или иной задачи, эти же люди начинали менять свои решения и выбирали важные дела. И это как раз второй лайфхак, как можно определить приоритетность дел, когда их много.
Вопрос: Как определить степень важности дела без всяких матриц, графиков и сравнений?
Ответ: смоделируйте результат. Что будет если я это не сделаю? Ответ подскажет вам, насколько важно это дело или задача.
Но вернемся к матрице Эйзенхауэра. Вот вы рассортировали дела по их важности и срочности, что дальше?
Конечно, важное и срочное надо сделать в первую очередь. Это задачи, имеющие очень большие и важные последствия, у которых есть дедлайны, либо весьма ограниченное время на выполнение. Если такую задачу не сделать первоочередной, её невыполнение ведет к неприятным последствиям. Исследователи в качестве примера приводят ситуацию, когда у человека есть подозрение на раковое заболевание и ему нужно провести медицинское исследование, которое подтвердит или опровергнет это подозрение. Согласитесь, такой вопрос просто нельзя откладывать! Точно также этот принцип применим и к деловым вопросам. Часто сюда же попадают различные форс-мажоры.
Вопрос: Что делать, если большинство проблем именно в этом квадрате?
Ответ: Надо разобраться в источнике проблем. Чаще всего это задачи или события, которыми не поддаются (или плохо поддаются) планированию. Переизбыток таких дел становится источником стресса и хронического цейтнота. Поэтому чем меньше дел в этом квадрате, тем лучше. Составьте план с дедлайнами и постарайтесь его выполнить по максимуму. Если такие дела прибывают и прибывают извне, надо разобраться с источником проблем. Возможно вас перегрузили по работе или вам надо научится делегировать часть своей нагрузки. Такую ситуацию надо решать принципиально.
Важные и несрочные дела надо обязательно запланировать на конкретное время, иначе вы рискуете вытеснить эти дела неважными, но срочными. Обычно это задачи, не связанные с конкретными проблемами, а связанные с человеческими отношениями и с личным ростом. У них очень важные и ценные результаты, но они занимают длительный отрезок времени и не имеют дедлайнов. Например, выучить иностранный язык или повысить свою профессиональную квалификацию. Кстати, исследователи в качестве примера привели время, которое надо качественно проводить с семьей, с родными и любимыми людьми, чтобы проявить заботу и показать свою любовь.
Согласитесь, это ведь невероятно важно! Навестить родителей (хотя бы завезти им продукты), поддержать детей (например, придти к ребенку на утренник или выступление в школе), встретить жену из командировки, чтобы она не тащила чемодан сама через весь город – или просто сходить с ней как-нибудь в театр. У таких дел редко бывают конкретные дедлайны, но почти всегда есть возможность их запланировать. Откладывая их на потом или игнорируя совсем мы просто обкрадываем сами себя и снижаем качество своей жизни.
Широко известен пример юриста и писателя Грега МакКеона, который поехал на переговоры с клиентом (оказавшиеся впоследсствии не особо важными) прямо из роддома, где в тот момент в нём больше всего нуждалась его жена, только что родившая дочь. В какой-то момент Грег осознал, что променял важность на срочность и написал целую книгу о правильной расстановке приоритетов!
Неважные, но срочные дела. Таких дел всегда большинство. Это рутинные задачи и действия, которые обычно составляют львиную долю рабочего или личного времени. Их выполнение редко когда приближает нас к нашим личным целям, это либо "обязаловка", результатами которой пользуются другие люди, либо рутинные действия, типа мытья посуды. Оптимально выполнять эти дела только тогда, когда в первых двух квадратах ничего не осталось. А в идеале – большую часть неважных дел делегировать. Мелкие рабочие дела нужно по возможности делегировать помощникам или коллегам, домашние дела – детям или помощникам по дому.
Представьте, что вам дали купон на бесплатное шоколадное мороженое или чашку кофе, который истекает завтра. И теперь вы думаете, как бы вам выкроить немного времени, чтобы завтра сходить и забрать свой бесплатный бонус – при этом вы может быть даже не любите шоколадное мороженое или не пьете кофе.
Казалось бы, ответ на поверхности – передарить этот купон тому, кого это действительно порадует. Но если мы не видим то, что "на поверхности" и пытаемся выполнить всё, что нападало нам в "срочное, но неважное" – это прямой путь к цейтноту и нехватке времени.
Неважные и несрочные дела лучше всего удалить. Либо отвести для них специальное время, которое «не жалко». Почему? Потому что 99% этих дел – это "пожиратель времени". Им в этой книге посвящена отлельная глава.
Если вкратце, что это листание новостной ленты в Телеграм, кино и сериалы, просмотр шотсов и прикольных видюшек и т.п. Всё это тоже нужно, ведь иногда хочется отвлечься и "проветрить мозги". Критично, чтобы эти "предышки" не отнимали слишком много времени в ущерб действительно важному.
Либо, можно схитрить и переформатировать эти занятия, чтобы они перешли в другую категорию дел. Например, пойти в кино или посмотреть фильм дома вместе с ребенком, чтобы провести вместе время, обменять мнениями, пообщаться.
Не все неважные дела поддаются форматированию. И в отношении тех, которые не поддаются, надо просто принять волевое решение и отказаться от них, либо осознанно ограничить во времени.
Метод скульптора
Говорят, что однажды в ответ на вопрос: "Как вам удается делать из камня такие невероятные скульптуры?" Микеланджело Буонарроти ответил: „Я беру камень и отсекаю всё лишнее.“ Это прекрасно описывает ещё один способ расстановки приоритетов. Берясь за любое дело, надо поставить перед собой цель. То есть создать у себя в голове (а может и не только в голове) образ идеального результата. И планомерно, шаг за шагом отсекать всё лишнее, что стоит между нами и нашим идеальным результатом.
Как это выглядит на практике? Имея четкую цель вы можете любую встречную задачу оценить всего по одному параметру: помогает ли это мне приблизится к моей цели? Или нет? Если да, то задача приоритетная. Если нет – её можно отложить, делегировать, переформатировать, отменить. То
Давление среды
Ещё один важный момент в расставлении приоритетов – отсутствие зависимости от стороннего мнения. Священники не дадут соврать – очень многие люди, подходя к последней черте, сокрушаются о том, что слишком часто поступали не так, как действительно хотели, а так, как от них ожидали или требовали окружающие.
Поэтому очень важно, чтобы приоритеты в своей жизни и деятельности расставляли вы сами. Если у вас нет личных целей, задач и стремлений, то придется жить ради чужих целей, задач и стремлений.
Выбирая то, что важно именно для вас, вы убиваете сразу двух зайцев – вы живёте свою собственную, а не чужую жизнь, и вы быстрее приближаетесь к своим целям.
Чужие задачи мы выполняем по инерции, по необходимости, по обязанности и т.д.
Выполняя свои личные задачи мы одним этим фактом создаем себе мотивацию на достижение цели. А там, где есть мотивация, там находится и время.
Правило №2. Мотивация
Сказать: «У меня нет времени» – всё равно, что сказать: «Я не хочу». Лао-Цзы, древнекитайский философ.
Мотивация для человека – как топливо для автомобиля. Даже если всё в порядке и работает идеально, автомобиль всё-равно .без заправки не поедет. Собственно, так же как и топливо, мотивацию всё успевать по максимуму нужно постоянно подпитывать. И не эфемерными мечтами и планами, а чем-то конкретным и измеримым.
Чем же именно?
Фиксирование прогресса (результата).
К сожалению, так устроен человек, что негатив чаще вызывает у него более сильную реакцию, чем позитив (который почти всегда воспринимается ка кдолжное). Так вот, чтобы укрепить своё желание всё успеть и, соответственно, повысить мотивацию, надо обязательно навести резкость на все те положительные результаты, которых вы уже достигли. Например, в конце дня в первую очередь посмотрите не на список невыполненных дел, а отметьте то, что вы уже сделали и на сколько процентов (полностью, наполовину, частично, начал и т.д.)
Прогресс в достижении целей действительно сильно мотивирует. Если вы когда-нибудь «худели», то наверняка знаете, что самая лучшая мотивация продолжать – это увидеть, как стрелка на весах показывает меньшую цифру, чем вчера, или застегунуть молнию на брюках, которая ещё вчера не сходилась. Даже маленький прогресс – это всё-равно прогресс!
Самопоощрение.
Обязательно празднуйте достижение своих целей. Отмечайте свои успехи в тайм-менеджменте чем-топриятным. Пусть даже «вознаграждением» за вовремя сданный отчет или дополнительно прочитанную лекцию станет шарик мороженого или шоколадка – оно в любом случае должно быть!
Мы часто ждем похвалы от окружающих. Надеемся, что родные восхитятся нашими успехами, что начальник заметит наше "горение на работе" и похвалит – а то и премию выпишет. Но кто нас захочет похвалить, если мы сами равнодушны к своим успехам?
Психологи, специализирующиеся на позитивном мышлении, рекуоменуют в конце каждого дня обязательно называть самому себе несколько причин/фактов, почему "я сегодня молодец". И это прекрасное упражнение, помогающее нам оценить себя по достоинству, похвалить себя и зарядить свою мотивацию.
К сожалению, самонаказание встречается чаще, чем самопоощрение. Признайтесь честно, слышали ли вы как некоторые говорят сами себе (и ещё и при свидетелях): "Вот я дурак!" "Ну я и идиот" "Какая же я дура!" и т.п. А может быть вы и сами себе такое говорите в порыве эмоций? Товарищи, это ведь верный путь к расхолаживанию и потере мотивации. Срочно меняйте "ну я и дурак" на "я сегодня молодец!".
Наверняка, если хорошенько поискать – повод похвалить себя найдется. А если это по каким-то причинам сложно – в открытом доступе полно психологов и коучей, которые учат как перестроить самосознания с негатива на позитив. Этим стоит озадачится хотя бы потому, что от мотивации и настроя напрямую зависят эффективность и результативность.
Отдых.
Про отдых, казалось бы, и так всё понятно. Да, надо чаще отдыхать – ведь организму нужно восстановление после напряженной деятельности, а мозгу – разгрузка или переключение.
Однако, если ваша цель – максимально эффективное управление своим временем, то ваш отдых не должен означать ничегонеделания.
Для трудоголиков, которые в принципе не могут просто так лежать на песочке под солнцем или покачиваться в гамаке с книжечкой даже придумали специальную формулу: "Лучший отдых – это смена деятельности". Это как раз о том, что нет смысла лежать на диване, чтобы полноценно отдохнуть. И у этого есть научное обоснование.
Фразу о смене деятельности приписывают нашему знаменитому ученому Ивану Михайловичу Сеченову, который еще в начале прошлого столетия провёл интересный опыт с парадоксальными результатами. Вот как описывал этот опыт он сам: «Я сравнивал на дважды утомлённой правой руке результаты двух влияний – простого отдыха и отдыха такой же продолжительности, связанного с работой другой руки… Выяснилось, что работа утомленной правой руки после работы левой стала гораздо сильнее, чем была после первого периода отдыха».
Этот результат стал основой идеи об активном отдыхе и вошел в науку как «феномен Сеченова». И в дальнейшем его выводы, основанные на опытами с рукой, были транспонированы в целом на жизненную активность.
Хорошим примером активного отдыха был в своё время Лев Николаевич Толстой. И современников и потомком удивляла его невероятная работоспособность и стремление попробовать всё, что только можно. Помимо литературных трудов, которые даже по нашим временам выглядят монументальными, он занимался тем, что организовал школу для местных крестьянских детей и даже сам составлял им азбуку.
Он часами играл на рояле, изучал греческий язык, писал философские статьи и даже занимался сельским хозяйством – лично шёл за плугом, собирая вокруг себя толпу зевак, и чуть ли не самолично пытался вывести новый сорт яблок или капусты. Что еще? Конечно, спорт – Лев Николаевич любил верховую езду, катался на велосипеде и коньках, играл в городки и делал гимнастику. В Ясной Поляне летом был теннисный корт, а зимой – каток. Ещё писатель неплохо играл в шахматы, особенно, если находился достойный партнёр.
Одно время Толстой увлекался сапожным мастерством – брал уроки у сапожника и с удовольствием чинил обувь домашних. Известный факт – однажды он сшил ботинки для Афанасия Фета и получил за них с поэта 6 рублей. А ещё у Толстого было 13 детей! И прожил он 82 года. В общем, выводы делайте сами.
Очень высоко ценил активный отдых советский писатель Михаил Зощенко, который посвятил своим размышлениям об этом целую книгу, назвав её "Возвращенная молодость". Это очень любопытный философский труд, значительно отличающийся от остальной прозы Зощенко,.
Дополнительрная подпитка мотивации.
Что ещё можно сделать для того, чтобы мотивация не угасала? Как свечу можно зажечь от другой свечи, так и свою мотивацию можно зарядить от другого человека. Общайтесь с теми, кто вас поддерживает и мотивирует. Не стесняйтесь просить моральной поддержки у тех, кто вас любит и понимает. Старайтесь чаще контактировать с успешными и "заряженными" людьми.
Время от времени помогают истории успеха других людей. Особенно, если это истории людей, которые начинали путь к своим целям с нулевой, а то и с "минусовой" отметки. Таких примеров в публичном поле достаточно много. Очень известные, богатые и успешные Стив Джобс, Джек Ма, Маргулан Сейсембаев и многие другие имели весьма скромные стартовые позиции. И, тем не менее, добились невероятного успеха, который со стороны кажется чем-то невероятным.
Лучший способ учебы – изучение истории успехов и неудач в сфере твоего бизнеса.
Дональд Трамп.
Один из главных секретов этих людей – сильная мотивация. Их истории помогут вам зарядится энтузиазмом, потому что их опыт достижения успеха невероятно интересен. С одной стороны он уникален, а с другой – может стать источником новых идей и инсайтов, применимых в вашей жизни.
Вопрос: Может ли страх быть мотивацией?
Ответ: Да, страх сильная мотивация, но психологи называют её «мотивацией от». То есть, это стремление сделать что-то, чтобы избежать проблем, боли, страданий. Такая мотивация помогает выполнять разовые или экстренные задачи, но в качестве постоянного стимула она мало кому подходит, т.к. находиться в перманентном стрессе и внутреннем напряжении очень саморазрушительно.
Давайте выбирать «мотивацию к…» То есть то, что вас заряжает позитивом, энтузиазмом и радостными ожиданиями, ощущением победы, успеха, достижения цели, а не пугает возможными плохими последствиями.
Правило №3. Планирование
"Обычные люди думают, как потратить время, великие люди думают, как его использовать".
Артур Шопенгауэр, немецкий философ.
Главное тайное знание тайм-менеджмента – это эффективное планирование. В принципе любое грядущее дело можно запланировать с точностью до минуты – для этого надо просто провести предварительные «замеры», сколько времени у вас уходит на выполнение той или иной задачи. После двух-трёх замеров можно вычеслить средний тайминг, на основе которого можно планировать расход времени. Чем-то этот принцип напоминает выкройку, согласитесь?
Но, во-первых, это скучно. Во-вторых, при таком подходе не учитываются форс-мажоры и творческие отступления. И в-третьих, человек с достаточным профессиональным опытом и без всяких замеров приблизительно представляет, на сколько какое дело «тянет» в месяцах, днях, часах или минутах. А значит вполне может составить выполнимый список дел или адекватный план действий.
И всё-таки даже с выполнимыми списками достаточно регулярно возникают проблемы. И самая частая – отставание от намеченных сроков. Главные причины уже названы выше (форс-мажоры и творческие отступления), кроме того, в планировании на основании "тайминга" обычно не учитывается сопротивление среды, которое временами весьма активно врывается в плановое течение жизни и деятельности и путает все карты.
Поэтому важно не только правильно планировать, но и быть гибким и при необходимости оперативно корректировать свои планы.
И тут на помощь приходят отдельные лайфхаки, приемы и хитрости.
Правило девяти дел
Оно также называется "Правило 1-3-5". Это означает, что за один день вы долны сделать не менее девяти дел. Одно их них – очень важное и три менее важных. И ещё пять небольших, но тоже нужных дел. И так каждый день.
Если сразу не получается вместить в рамки продуктивного ня девять дел, правило можно немного "сократить" – например, сделать 1-2-3. В любом случае одно главное и крупное дело в день должно выполняться.
В принципе, можно составить план из любых 9 дел и потом и просто проранжировать по важности и значимости. И при этом, самое важное и значимое постараться выполнить в момент вашей наибольшей деловой и умственной активности, например, первым делом с утра.
Вечернее планирование
Это что-то вроде личного «домашнего задания». Ну, или личной вечерней планёрки. В конце рабочего дня или вечером перед сном вы записываете или как-то по-другому фиксируете свои рабочие и личные задачи на завтра. Я, например, вношу все дела в гугл-календарь – что-то заранее, что-то накануне.
„На следующей неделе не может быть никакого кризиса. Календарь моих встреч уже целиком заполнен.“
Генри Киссинджер американский дипломат
Это очень удобно, потому что так получается оценить свою нагрузку заранее и распределить завтрашние задачи спокойно, без утренней спешки. Вообще очень удобно всё "завтрашнее" готовить вечером накануне – то есть не только план задач и работ, но и рабочую одежду, например, или еду с собой. Это отлично экономит время. И всё, что остается на утро – это встать с хорошим настроением, почистить зубы и выпить утреннюю чашку кофе.
Кайдзен-планирование
Философия управления бизнесом "кайдзен", как очевидно из названия, практикуется в Японии. Само слово означает «изменения к лучшему» и заключается в постоянной модернизации бизнес-процессов. Любой бизнес или активность рассматривается как бесконечный процесс, в котором всё взаимосвязано. И если все элементы этого процесса и бизнес-среды будут непрерывно улучшаться и совершенствоваться, то успех станет постоянным спутником такого дела или компании. Более того, сам бизнес-процесс будет приносить удовольствие и гораздо большее удовлетворение.
Если рассматривать Кайдзен применительно к тайм-менеджменту просто и коротко, то это отрезок времени, который вы выделяете в течение дня (каждого дня!) для того, чтобы проанализировать сделанное, запланировать несделанное и скорректировать то новое, что только предстоит сделать в сторону улучшения (оптимизации) на основании имеющегося опыта или новой информации, плученной после предыдущего сеанса кайдзен. Можно сказать, что это продвинутый уровень планирования, в каком-то смысле граничащий с медитацией.
Кайдзен – это по сути целая философия, и при желании вы найдете о ней много интересной информации в открытых источниках.
Правило №4. Дедлайны
Обожаю крайние сроки. Обожаю свист, с которым они, словно встречный ветер, проносятся мимо.
Дуглас Адамс, английский писатель-фантаст.
Дедлайны прекрасно мотивируют. И хотя в них ключевым аккордом звучит тема страха (стресса), они действительно работают. Приезд комиссии, экзамены, важная встреча, выступление на мероприятии, командировка, выставка, важная дата, к которой всё должно быть готово. Всё это дисциплинирует и заставляет внутренее «сгруппироваться».
В чем эффект дедлайна? Вы ограничены во времени внешними обстоятельствами. Поэтому вы мысленно разбиваете объем работы на составные части (участки, элементы, фазы и т. д.) и распределяете эти части по времени, отведенному для выполнения работы.
Это прекрасный инструмент, который можно использовать даже и тогда, когда нет дедлайна. Хотя, часто отсутствие назначенного извне дедлайна расхолаживает и не даёт запуститься внутреннему механизму обратного отсчета. С этим наверняка сталкивались те, кто пытался "похудеть к лету", но ничего не получалось. Однако этот же человек (который не смог похудеть к лету) может заметно похудеть перед научной конференцией, на которой ему предстоит выступить, или перед свадьбой близких друзей, где ему предстоит быть свидетелем.
"Цели – это мечты с дедлайнами"
Диана Скарф, американская писательница
Похожий случай однажды произошел с моим знакомым артистом. Ему предстояло впервые в жизни выступить на концерте в Кремле. Организатор обронил между делом, что, поскольку будет вестись видеосъемка, ему не помешало бы похудеть на 10 кг, так как его плотная комплекция сделает его на экране не просто толстым, а жирным. Все бывалые артисты знают, что камера "толстит", то есть визуально добавляет килограммов. Так вот, начинающая звезда эстрады похудела за 2 месяца на 16 килограмм (что просто так до этого не удавалось) и на кремлевской сцене выглядела весьма подтянуто и спортивно.
Смертельная линия
Дословно слово "дедлайн" означает "смертельная линия". И первое значение этого слова собственно таким и было, ведь дедлайном называлась "расстрельную линию" по периметру американской тюрьмы.
Впервые слово "дедлайн" было упомянуто в документах к судебному процессу 1865-го года над неким Генри Вирцем, начальником тюрьмы Форт Самтер. Его приговорили к смертной казни за бесчеловечное обращении с заключенными и за незаконные убийства нескольких из них.
Согласно докладу тогдашнего военного министра, господин Вирц установил «мертвую линию» вокруг тюрьмы. Пересечение этой линии означало попытку побега, при которой у охранников был приказ стрелять на поражение. То есть для заключенных пересечение "дедлайна" буквально означало смерть на месте. Вирц велел стрелять в каждого, кто предпримет попытку «прикоснуться к указанной «мертвой линии», упасть на нее, пройти под ней или пересечь ее". За время его руководства тюрьмой таких людей набралось больше десятка.
По сегодняшним меркам, приговор, конечно, неоднозначный и жестокий. Например, в статье 23 (часть 1, пункт 7) федерального российского закона "О полиции" сказано, что сотрудники полиции вправе применять огнестрельное оружие "для пресечения побега из мест содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений или побега из-под конвоя лиц, задержанных по подозрению в совершении преступления"… Наверняка, и в Америке есть аналогичный закон.
Примерно через 50 лет после судебного процесса над начальником тюрьмы слово «дедлайн» стало употребляться в качестве крайнего срока, к которому писатель или журналист должен закончить рассказ или статью для публикации. Прошло еще немного времени, и это слово стало общеупотребительным практически для всех.
Слава Богу, за нарушение делайнов сейчас не расстреливают. Однако для многих их наличие является неким стрессовым фактором, который нервирует и создает негативный эмоциональный фон. Для того, чтобы ослабить это давление, существует пара неплохих приёмов.
Как съесть слона.
Эту технику ещё называют «поеданием салями», потому что сразу всю палку колбасы не съесть, предварительно надо порезать её на кусочки. Точно так же и с работой. Глобальная задача иногда пугает своим объёмом – и особенно пугает, если у нее есть конечная дата готовности, которая совсем близко.
Чтобы приступить к выполнению большой задачи, следует разложить её на небольшие этапы, декомпозировать. Например, вам предстоит длительная командировка в другую страну и руководство ставит задачу за 10 месяцев выйучить иностранный язык с нуля. Звучит нереально, верно? Но если разбить эту задачу на несколько конкретных шагов, она будет выглядеть более выполнимой.
"Разбивка" этой задачи может выглядеть, к примеру, так:
– Выучить язык до уровня А1 за первые 3 месяца с помощью интенсивного способа изучения;
– За два следующих месяца: освоить основы грамматики языка;
– Следующие три месяца посвящаем наращиванию словарного запаса и закреплению грамматических навыков;
– Оставшиеся два месяца занимается интенсивным общением с носителями языка и параллельно закрепляем все остальные навыки.
Да, язык полностью за 10 месяцев не выучить. Но, следуя этой схеме, к концу назначенного срока вы сможете довольно сносно общаться и понимать ранее незнакомую речь.
Адвент-календарь с обратным отсчетом.
Вы наверняка знакомы с адвент-календарями. Их обычно делают к Рождеству или Новому году. Но ничто не мешает нам сделать такой календарь к своему дедлайну (особенно, если дело важное и объемное). Например, когда идет подготовка к важной выставке или конференции, к крупному мероприятию или к защите проекта. Тут у каждого значимого элемента подготовки может быть свой отдельный дедлайн.
В таком календаре можно по убывающей расписать для себя задания на каждый день/неделю. В принципе для этого сгодится даже обычный квартальный настенный календарь, если в клеточках-днях достаточно места для пометок. Попробуйте – это действительно работает.
Вопрос: А если я всё-таки не успел(а) к дедлайну?
Ответ: обычно понимание наступает чуть раньше самого дедлайна, поэтому важно оценить, сколько еще времени нужно для полного выполнения дел и заранее (это очень важно!) принять меры по переносу дедлайна. Например, если вы понимаете, что не успеваете на поезд, лучше сдать билет заблаговременно, а не ждать, пока он умчит в даль, подмигнув вам фонарём.
На работе просто обязательно объяснится с руководителем Не в последний день дедлайна, а хотя бы днем раньше.
Что касается личных дел, сначала нейтрализуйте возможные негативные последствия от вашего замедления, и только потом назначайте себе новый дедлайн.
Правило №5. Эффективное рабочее место
"Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?"
Альберт Энштейн, физик-теоретик, гений.
Если вы не физик-теоретик, не математический гений и не знаменитый модельер, то ни пустой стол, ни, тем более, рабочий беспорядок не пойдут вам на пользу. Максимально удобная и аккуратная организация рабочего места – лучший друг тайм-менеджмента. Ничего лишнего, только то, что нужно для работы. А если ваш стол регулярно «обрастает» стопками бумаг, писем, журналов, рекламных флаеров, фантиков, записочек и прочими мелкими предметами, заведите привычку раз в неделю делать ревизию. И нещадно выбрасывайте всё, что не нужно.